Structurele verbetering van wachtlijstbeheer

In het project ‘Wachtlijsten Wlz 2022 – 2023’ werkt een sector overstijgende projectgroep van CZ zorgkantoor aan het terugbrengen van de wachtlijstproblematiek. Interne samenwerking met afdelingen en externe samenwerking met zorginstellingen is essentieel om hierin succesvolle stappen te zetten met het oog op de klant. Ook samenwerking met onafhankelijk cliëntondersteuners, crisisregisseurs, gemeenten en woningcorporaties is nodig.

De wachtlijsten groeien in de sectoren verpleging en verzorging (V&V), gehandicaptenzorg (GZ) en geestelijke gezondheidszorg (GGZ). Cliënten die op de wachtlijst staan, hebben geen toegang tot de zorg die ze nodig hebben. Dit betekent dat oplossingen binnen de thuissituatie moeten worden gevonden voor cliënten voor wie eigenlijk een opname aan de orde is. Dit is zowel een probleem voor de cliënt en diens naasten, als ook voor het zorgkantoor dat immers de verplichting heeft continuïteit van zorg te waarborgen. “We streven er dan ook naar samen met zorgaanbieders te zoeken naar alternatieve oplossingen, zodat passende zorg toch kan worden geboden binnen de streefnorm”. Zegt Kim Jenneskens, zorginkoper GZ.

Ze vervolgt: “Omdat we de problemen onderkenden, is in eerste instantie een interne projectgroep samengesteld uit collega’s vanuit de afdeling zorginkoop, zorgadministratie, zorgadvies en zorgcontrol, die aan de slag is gegaan met de opdracht ‘Plan van aanpak Wachtlijstproblematiek’. Vanuit deze opdracht heeft de projectgroep in april 2022 een visie op de aanpak van de wachtlijstproblematiek opgeleverd.” 

Subdoelen en activiteiten

Met deze visie als uitgangspunt is de projectgroep verder gegaan met het uitwerken van de subdoelen en activiteiten, in het project ‘Wachtlijstproblematiek Wlz’, waar gewerkt wordt aan onderstaande doelen:

• Goede en actuele informatievoorziening (ten behoeve van keuze, eigen regie, sturen op zo lang mogelijk thuis)

• Zo snel als mogelijk/gewenst de passende zorg krijgen op de juiste plek. Zo lang mogelijk thuis, tenzij.

• Voldoende divers zorgaanbod en onafhankelijke cliëntondersteuning

• Samenwerking met zorgaanbieders en regiotafels opzetten

• Een goede vertrouwensrelatie opbouwen en onderhouden met externen.

Op dit punt in het proces is Marit Roks, werkzaam voor de afdeling projectleiding en beleidsadvisering zorg, als projectleider toegevoegd aan de projectgroep. “Mijn rol is ondersteuning te bieden bij de concretisering van de activiteiten en het opzetten van de projectstructuur”, vertelt ze. “Dit heeft er onder andere toe geleid dat we kortcyclisch zijn gaan werken en daarmee beter kunnen sturen op resultaten. Per kwartaal reflecteren we of we nog het goede doen om de resultaten te bereiken die we hadden afgesproken. Zo kunnen we snel bijsturen als dat nodig is.”

Een praktisch voorbeeld van wat dit al heeft opgeleverd, is de verbetering en doorontwikkeling van het interne wachtlijstoverleg. Jenneskens: “Eerder richtten we ons hierin op wachtlijstrapportages, maar nu kijken we overstijgend gezamenlijk naar de regio, bespreken we elkaars aanpak op de wachtlijstproblematiek. We trekken samen op en dat geeft kruisbestuiving. Een mooi voorbeeld is het gezamenlijk overleg met de drie sectoren in Haaglanden rondom huisvesting.” 

Overkoepelend beeld

De wachtlijstproblematiek zorgt in de sector V&V voor de grootste uitdaging. “Hierin gaat het veelal om een urgente of actieve plaatsing”, zegt Jenneskens. “In de GGZ beginnen de wachtlijsten nu ook op te lopen. In de GZ ligt de nadruk bij de wachtlijsten op cliënten die ‘wachten op voorkeur’.”

Het is een landelijk probleem. “Het is moeilijk oplosbaar”, zegt Roks. “Maar wat wij als zorgkantoor kunnen, is op basis van een overkoepelend beeld van een regio kijken welke mogelijkheden er zijn. Dat kan een individuele zorginstelling niet. Onze overkoepelende blik zorgt ervoor dat we regionale knelpunten zien en best practices kunnen delen”. Jenneskens; “Een mooi voorbeeld is een zorginstelling die een geclusterde woonvorm heeft opgezet. Zelfstandige woningen die cliënten zelf huren met nabijheid van zorgprofessionals en een gezamenlijke woonkamer. Zo’n voorbeeld delen we dan in de regiobijeenkomsten die we organiseren.” Jenneskens: “We spreken ook over de wachtlijstproblematiek met woningcorporaties, als basis voor de ontwikkeling van nieuwe concepten. Bijvoorbeeld om te zorgen dat mensen langer op verantwoorde wijze thuis kunnen blijven wonen.” 

Bereidheid tot kennisdeling

De bereidheid onder de zorginstellingen om kennis en goede voorbeelden te delen is groot. “Er is duidelijk het besef dat ze meer moeten samenwerken”, zegt Jenneskens. “De uitdaging die op deze drie sectoren afkomt, kan één aanbieder niet aan. Ook als zorgkantoor kunnen we dat niet alleen. De vraag neemt de komende tijd alleen maar toe.”