De cliënt centraal in nieuwe vorm van wachtlijstbeheer
Sinds 1 januari 2021 is er een nieuwe indeling van de wachtlijsten voor iedereen met een indicatie voor langdurige zorg. Door deze nieuwe indeling ontstaat meer inzicht in de situatie en wensen van cliënten en staat het belang van de cliënt meer centraal.
Wanneer iemand met een indicatie voor langdurige zorg nog niet meteen terechtkan bij de zorgaanbieder van zijn of haar voorkeur, komt deze persoon op een wachtlijst terecht. In de jaren voor 2021 werden cliënten met een indicatie geregistreerd in drie categorieën: actief wachtenden, niet-actief wachtenden en niet-wachtenden. Binnen die categorieën was de diversiteit aan zorgbehoeften groot. Sommige mensen stonden uit voorzorg op een wachtlijst, anderen wachtten op acute zorg. De urgentie van de situatie werd met deze categorieën niet goed genoeg uitgedrukt.
Meer inzicht in de status en situatie van cliënten en betere samenwerking tussen zorgaanbieders en zorgkantoren.
Om meer inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van de cliënt én de noodzaak tot plaatsing bij een zorgaanbieder, hebben Zorginstituut Nederland en de landelijke zorgkantoren een nieuwe manier van wachtlijstbeheer ontwikkeld. Nu bestaat de wachtstatus uit vier categorieën: urgent plaatsen, actief plaatsen, wacht op voorkeur en wacht uit voorzorg. De nieuwe indeling geeft zorgaanbieders en zorgkantoren meer inzicht in de status en situatie van cliënten en zorgt dat zorgaanbieders en zorgkantoren beter kunnen samenwerken.
Marianne van Zundert, zorgbemiddelaar bij CZ zorgkantoor en José Franken, beleidsadviseur bij CZ zorgkantoor, houden zich in hun functie onder andere bezig met wachtlijstbeheer, zodat cliënten op tijd passende langdurige zorg krijgen.
Eigen regie
Marianne: “Met de nieuwe categorieën kunnen we veel duidelijker uitsplitsen welke zorgvraag iemand heeft. Daarnaast zien we beter of de huidige zorg die de cliënt ontvangt, nog past of veranderd moet worden, én op welke termijn. Bovendien is er nu meer ruimte om extra informatie toe te voegen, bijvoorbeeld over de wensen van een cliënt of de noodzaak tot plaatsing bij een zorgaanbieder. Denk aan voorkeur voor een specifieke locatie of opname (na)bij de partner."
José: "We kijken nu veel meer vanuit het perspectief van de cliënt."
José: “We kijken nu veel meer vanuit het perspectief van de cliënt, die krijgt meer regie. Wil iemand graag naar een specifieke locatie, bijvoorbeeld omdat daar een mantelzorger dichtbij is of de hond mee mag? En is daar nog geen plek? Dan kijken we in overleg met de cliënt en zorgaanbieder naar de best passende andere oplossing.”
Urgentie
Bij cliënten die in de categorieën urgent plaatsen of actief plaatsen vallen, is er geen wens voor opname, maar een noodzaak. In zo'n situatie is het niet altijd mogelijk om naar de zorginstelling van eerste keuze te gaan. José: “Dan geven wij aan de zorgaanbieders mee dat ze die cliënt extra in het oog moeten houden. Samen zijn we er verantwoordelijk voor dat de cliënt uiteindelijk naar de plek van de eerste keuze gaat. Tenzij de cliënt het prettig vindt om te blijven wonen op de plek waar hij of zij nu verblijft natuurlijk.”
Proactieve rol
CZ zorgkantoor heeft een meer proactieve rol gekregen in het proces. “Wij spelen een belangrijke rol in informatievoorziening en advisering. Omdat we meer inzicht hebben in de situatie van cliënten, kunnen we hen beter van informatie en advies voorzien, op maat”, legt José uit. “Als zorgkantoor helpen wij mensen om het gesprek aan te gaan met zorgaanbieders”, gaat Marianne verder.
Marianne: "Cliënten vinden het ook fijn dat we een luisterend oor zijn; ze weten dat wij op ze letten en ze bij ons terechtkunnen."
“We adviseren cliënten over hun mogelijkheden op het gebied van zorg en helpen hen hun voorkeuren en wensen uit te spreken. Wat mogen ze vragen en verwachten? En wie is verantwoordelijk voor bepaalde zaken? Dat maakt ze beter voorbereid op een gesprek en het helpt ze ook om grip op het gesprek te houden. Cliënten vinden het ook fijn dat we een luisterend oor zijn; ze weten dat wij op ze letten en ze bij ons terechtkunnen.”
Beter contact met zorgaanbieders
Ook is het contact tussen CZ zorgkantoor en de zorgaanbieders verbeterd. Marianne: “We nemen eerder in het traject contact op met de cliënt of zorgaanbieder om de situatie te bespreken en mee te denken. Daarnaast zetten we vaker de samenwerking tussen verschillende zorgaanbieders in gang.”
Dat contact met zorgaanbieders is heel belangrijk om te kunnen voldoen aan de geldende normen op het gebied van plaatsing en opnames. En om inzicht te krijgen in wat er in bepaalde regio's speelt. Marianne: “Is er bijvoorbeeld sprake van doorstroomproblemen in een bepaalde regio? Dan onderzoeken we samen wat de oorzaak daarvan is en wat we eraan kunnen doen. Denk aan zorgcapaciteit uitbreiden. We kijken veel meer naar welke mensen zorg nodig hebben en welke zorg dat is. Door onze nieuwe manier van werken, brengen we dat beter in kaart voor zorgkantoor en zorgaanbieder. Dat maakt dat we beter van elkaar weten wat er speelt en wat we aan elkaar hebben; we kunnen elkaar echt verder helpen. In die wisselwerking komen we sneller tot oplossingen. En dat zorgt er vervolgens voor dat de cliënt uiteindelijk de beste zorg krijgt.”
De toekomst
In 2022 staan evaluaties van de nieuwe werkwijze op de planning. José: "We willen bekijken of de statussen goed passen. Of er nuanceringen nodig zijn, waardoor we bepaalde groepen cliënten, zoals GGZ-cliënten (new window), nog beter kunnen helpen. We kunnen de wachtlijsten niet oplossen. Maar het verbeterde inzicht in de situatie, geeft ons wel de mogelijkheid plannen te maken voor de toekomst. Bijvoorbeeld met zorgverzekeraar CZ en het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Zodat we ook in de toekomst de beste passende zorg blijven bieden."