Sneller, makkelijker en veiliger pgb-zaken regelen
Er wordt hard gewerkt om het PGB Portaal in alle regio’s van CZ zorgkantoor te implementeren. Zo werken we aan een eenduidige werkwijze voor onze cliënten met een persoonsgebonden budget in de langdurige zorg.
"Nu wordt de zorgovereenkomst met één druk op de knop naar de zorgverlener of het zorgkantoor gestuurd. Binnen drie werkdagen is de verwerking geregeld.”
Met een persoonsgebonden budget (pgb) kan langdurige zorg worden ingekocht. Bijvoorbeeld bij ziekte, een handicap of langdurige zorg bij ouderdom. In het PGB Portaal kunnen budgethouders en zorgverleners pgb-zaken eenvoudig digitaal regelen. Het portaal is een online omgeving, te gebruiken met een computer, laptop, tablet en smartphone. In samenwerking met het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Per Saldo, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), landelijke zorgkantoren en gemeenten werd het ontwikkeld. Het portaal verzorgt de administratieve ondersteuning van budgethouders, hun vertegenwoordigers, hun zorgverleners, de budgetverstrekkers (gemeente of zorgkantoor) en de SVB.
Bekijk hier de PGB Portaal folder (new window)
Cynthia Weijtmans werkt bij CZ zorgkantoor als procesondersteuner bij de Zorgadministratie Wlz. Harrie Bruisten werkt er als senior (beleids)adviseur Langdurige zorg. Samen zitten ze in de interne projectgroep die verantwoordelijk is voor het implementeren van het PGB Portaal bij CZ zorgkantoor.
Pgb-zaken zelf regelen
Cynthia vertelt: “In het PGB Portaal kunnen cliënten met een pgb - de budgethouders - bijvoorbeeld ontvangen zorg declareren of een zorgovereenkomst opstellen. Eerder ging dit via de post. Het verwerken van een zorgovereenkomst duurde dan soms wel vier weken. Nu wordt de zorgovereenkomst met één druk op de knop naar de zorgverlener of het zorgkantoor gestuurd. Binnen drie werkdagen is de verwerking geregeld.”
Cynthia: "Misschien wel het mooiste resultaat van het portaal: voor de cliënt kan de zorg eerder starten en de zorgverlener wordt sneller uitbetaald.”
Meer gemak, minder fouten
Naast de tijdwinst zijn er nog meer voordelen aan het PGB Portaal. Budgethouders, zorgverleners, zorgkantoren, gemeenten en de SVB zijn verbonden aan het PGB Portaal. Cynthia legt uit: “Daardoor is er altijd een bijgewerkt overzicht van de pgb-administratie beschikbaar. Alle partijen kunnen alleen de gegevens bekijken die zij zelf nodig hebben. De gegevens worden opgeslagen in het profiel van de budgethouder, waardoor ze minder in hoeven te vullen. Daarnaast worden zorgovereenkomsten en declaraties automatisch gecontroleerd door het portaal. Als er iets niet klopt, verschijnt er meteen een melding. Doordat alles gestandaardiseerd is, gaat dit eenvoudiger en sneller en is de kans op het maken van fouten kleiner. En misschien wel het mooiste resultaat van het portaal: voor de cliënt kan de zorg eerder starten en de zorgverlener wordt sneller uitbetaald.”
PGB Portaal implementeren
Stap voor stap sluiten de regio’s van het CZ zorgkantoor zich aan bij het portaal. Harrie legt uit hoe dat in zijn werk gaat. “Het kost ongeveer zes maanden om een hele nieuwe regio aan te sluiten. Eerst brengen we de budgethouders in de regio in kaart. Samen met de SVB maken we de lijst budgethouders definitief.
Harrie: "We werken sneller en efficiënter. Dat komt de kwaliteit en de uitvoering van het pgb en de zorg ten goede."
Samen met de SVB maken we de lijst budgethouders definitief. "Met deze lijst doen we een proef – we noemen dat een proefconversie - waarbij we goed kijken naar de kwaliteit van de data. Mist er data, zoals persoonsgegevens of data over de zorg(verlener)? Dan vullen we die aan, zodat we compleet zijn als we de overstap maken. VWS, de SVB en ons zorgkantoor voeren vervolgens de proef én de definitieve overstap uit. Concreet betekent het dat we iedere twee weken een overleg hebben met de SVB en VWS om de voortgang te bespreken. Als de proefconversie goed is gegaan, start er het traject rondom communicatie. Budgethouders en zorgverleners worden per brief geïnformeerd over de overgang naar het PGB Portaal. Hierna volgt de definitieve overstap. De budgethouders en zorgverleners kunnen vanaf dat moment werken in het PGB Portaal.”
Steeds meer regio’s sluiten aan
“In 2021 sloten we de regio Haaglanden aan”, vertelt Harrie. “Daarnaast sloten we ook 275 ‘achtergebleven’ budgethouders aan. Het is namelijk vaak zo dat we nog niet alle individuele budgethouders kunnen overzetten als we een nieuwe regio aansluiten. Bijvoorbeeld omdat zij als nieuwe budgethouder bij CZ Zorgkantoor overkomen uit het gemeentelijk domein.”
Budgethouders beoordelen het portaal met een 7,8
Bijna 7.000 budgethouders
Inmiddels werken bijna 7.000 budgethouders van CZ zorgkantoor met het PGB Portaal. Cynthia: “Budgethouders kunnen met hun vragen terecht bij team Mijn PGB en team Klantcontact van CZ zorgkantoor. Ze beantwoorden telefonische vragen en kunnen mensen snel helpen met de handige meekijkfunctie. Op dit moment beoordelen budgethouders het portaal met een 7,8. Als onze collega’s vragen of opmerkingen vaker krijgen, geven ze dit door aan de SVB. Zij bundelen deze informatie en passen het portaal aan waar nodig. Het PGB Portaal is dus constant in ontwikkeling.”
Van de zes CZ zorgkantoorregio’s zijn er vier aangesloten op het portaal: Haaglanden, Zeeland, Zuid-Hollandse Eilanden en West-Brabant. Dit jaar volgen de regio’s Zuidoost-Brabant en Zuid-Limburg. Dan zijn alle regio’s van CZ zorgkantoor aangesloten op het PGB Portaal. Een hele prestatie! Cynthia: “Ik denk dat we heel trots mogen zijn op het aansluiten van de regio’s. We hebben daar intussen steeds meer ervaring mee, dus dat gaat steeds soepeler. En de samenwerking met VWS en SVB loopt heel goed, daar zijn we blij mee.” Harrie vult aan: “We hebben zowel intern een fijne club om mee samen te werken en de relatie met externe stakeholders is ook goed. Met het PGB Portaal werken we sneller en efficiënter en dat komt de kwaliteit en de uitvoering van het pgb en de zorg ten goede.”