CZ zorgkantoor geeft met kort cyclisch werken het goede voorbeeld

Het is belangrijk dat de zorg efficiënter gaat werken, en dus mag hetzelfde worden verwacht van het zorgkantoor. Daarom heeft CZ zorgkantoor de stap gezet naar kort cyclisch werken voor projecten. Even wennen voor iedereen, maar het werpt wel zijn vruchten af. 

“Kort cyclisch werken bij projecten is echt anders dan hoe we gewend waren te werken”, vertelt Jaap Stappers, kwartiermaker strategie, beleid en verbinding bij CZ zorgkantoor. “De gangbare werkwijze voor een project was daar direct aan het begin veel mensen bij te betrekken. Aan hun bevlogenheid schortte niets, dat was niet het probleem. Maar als een tweede afspraak moest worden gepland, bleek iedereen zoals te verwachten drukke agenda’s te hebben. Daar zaten dan weken tussen en als het zover was, had niet iedereen de tijd gehad om zich goed voor te bereiden. Soms klonk de vraag ‘Wat gingen we ook alweer doen?’. Veel dingen gebeurden zo en dat gaf een behoorlijk energielek.” 

Goed voorbeeld

Met kort cyclisch werken gaat het heel anders en Stappers heeft een goed eerste voorbeeld om uit te leggen hoe dan. “We zagen de noodzaak om de transformatie in de langdurige zorg beter uit te leggen aan onze collega’s”, vertelt hij. “In een kleine club van vier mensen bepaalden we: zo gaan we het doen. Met zes collega’s hebben we alles geschreven. Twee of drie keer een halve dag eraan werken en dan moet het af zijn, binnen zes weken. ‘Kan niet’, zei iedereen. Maar we hadden meteen in de eerste sessie al de lijn te pakken voor de e-learning die we wilden opzetten en daarmee zag iedereen dat het wél kan. Dat gaf de energie om het ook daadwerkelijk voor elkaar te krijgen binnen de gestelde tijd.”

Maaike van de Pas, beleidsadviseur kwaliteit, opleiding en ontwikkeling bij Zorgadvies, was bij het project betrokken en voelde die energie ook. “Kort cyclisch werken maakt direct duidelijk wat van je wordt verwacht”, zegt ze. “Jaap gaf goede sturing aan het proces en zijn uitgangspunt ‘afspraak is afspraak’ gaf commitment bij iedereen.” 

Thuis tenzij

Al snel volgde het project voor cliënten met een pakket VV4, de laagste indicatie binnen de Wlz. “Hierop was in 2023 inkoopbeleid gemaakt”, vertelt Stappers, met als uitgangspunt: ‘deze cliënten wonen thuis, tenzij het niet anders kan’. De organisatie was niet goed meegenomen op dit uitgangspunt. Dat was een probleem voor de collega’s van Zorgadvies die het aan de cliënt moeten uitleggen. In dit proces zagen we direct bij de eerste bijeenkomst al hoe belangrijk afbakening van een project is. ‘Als we het over VV4 hebben, moeten we het ook over VV5 hebben’, zei één van de deelnemers. ‘En ook over woningcorporaties’, zei een tweede. Dat tekende hun bevlogenheid, maar die verbreding was niet de bedoeling. Als je er alles bij haalt, komt een project nooit af. Dus hebben we gezegd: als de uitkomst van dit project gevolgen heeft voor aanpalende zaken, dan zetten we daar een nieuw project voor op.”

Van de Pas: “In kort cyclisch werken ging het dus duidelijk over keuzes durven maken. En zeggen dat het niet perfect hoeft te zijn. De beperkte tijd dwingt je om tot een resultaat te komen. Ook bij het ontwikkelen van de nieuwe strategie van het zorgkantoor hebben we gemerkt dat dit werkt. Sommigen zeiden: ‘Ik kan in die korte tijd niet tot een tien komen’. Maar dat vinden we niet erg, een acht is ook mooi.” 

Verantwoordelijkheid

CZ zorgkantoor doet het niet alleen voor zichzelf, die nieuwe aanpak van kort cyclisch werken. “Het is symbolisch voor wat in de zorg ook nodig is”, zegt Stappers, “anders aanpakken en keuzes maken.” Van de Pas knikt en vult aan: “In de transformatie vragen we veel van zorgorganisaties. Dat geeft ons ook een verantwoordelijkheid. Ook wij moeten veranderen, dan kunnen we onze cliënten beter helpen.”

Voor de mensen van CZ zorgkantoor is de nieuwe aanpak nog niet altijd eenvoudig. “Het combineren van intensieve, kort cyclische trajecten met andere projecten en regulier werk is niet eenvoudig”, vertelt Stappers. “Dat snap ik ook. Daarom hebben we gezegd: als het nodig is, geven we iets de tijd. Als het niet past in de afbakening, doen we het niet nu”. Waar de principes van kort cyclisch werken ook zijn toegepast, was bij het ontwerpen van een nieuwe brochure. “Want in de bestaande documentatie over VV4 stond nog ‘U hebt recht op een opname’ en dat strookte natuurlijk niet meer met het nieuwe beleid van ‘thuis tenzij het niet anders kan’. Ook dat hebben we snel voor elkaar gekregen, zodat de cliënt meer duidelijkheid heeft en de juiste informatie ontvangt.” 

De toekomst

CZ zorgkantoor gaat door op de ingeslagen weg. “Deze aanpak van kort cyclisch werken is gewoon nodig”, zegt Stappers, “het was niet efficiënt hoe we voorheen werkten. De volgende stap is een beter beeld krijgen van alle projecten die lopen. We willen daarin over het hele zorgkantoor heen prioriteiten stellen, om te voorkomen dat aan twee kanten tegelijk aan medewerkers wordt getrokken.”

Van de Pas: “We willen als zorgkantoor in the lead zijn om te laten zien dat we bepaalde zaken sneller voor elkaar kunnen krijgen. Dit kan ook een voorbeeld zijn voor andere zorgkantoren.”